Liste des formules de politesse pour rédiger un mail formel en anglais

Si vous devez rédiger un mail en anglais et que vous ne savez pas quelles formules de politesse employer, nous avons une première bonne nouvelle : la politesse anglophone n’est pas aussi alambiquée que la nôtre.

Deuxième bonne nouvelle : nous avons compilé toutes les formules de politesse d’usage et nous les avons classées en fonction de chaque situation.

En anglais comme en français, la façon dont on salue le destinataire dépend du type de relation entretenue. Dans un cadre amical, ou entre collègues, on pourra se contenter de dire : « Hello/Hi ».

Sauf cas particulier, ce type d’entrée en matière est à proscrire avec un supérieur hiérarchique, un client, un fournisseur ou toute personne avec qui la relation est purement professionnelle. Dans ce cas, on privilégiera une forme de salutation neutre : “Dear”, l’équivalent de « Cher/Chère ».

D’ailleurs, ne vous trompez pas au moment d’abréger en anglais Monsieur ou Madame !

• Pour un homme, on écrira « Mr » ou « Mr. » selon les normes de l’anglais américain.
• S’il s’agit d’une jeune femme, on traduira « Mademoiselle » par « Miss ».
• Dans le cas d’une femme mariée, alors on écrira « Mrs » ou « Mrs. ».
• Et si vous voulez saluer une dame, indépendamment de son statut, alors employez la formule «Ms. ».

Si vous connaissez le nom de votre destinataire, il est toujours bon de le spécifier. On dira par exemple :

• « Dear Ms. Smith », ce qui est assez formel.
• Ou même : « Dear Catherine Smith », si vous connaissez son prénom. Dans ce cas, la salutation est beaucoup plus personnelle et moins formelle.

Mais il arrive aussi que l’on ne connaisse pas l’identité du destinataire. Et parfois, même l’adresse mail ne nous donne aucun indice ! Dans ce cas, il existe une formule de politesse toute faite : « To whom it may concern ».

Avant de rentrer plus spécifiquement dans les exemples de formules de politesse en anglais pour le cas d’un premier mail rappelons rapidement l’usage du champ « objet ». Il a toute son importance lors de n’importe quel échange, mais il prend davantage son sens lorsqu’il s’agit d’une prise de contact.

En effet, si vous écrivez à quelqu’un de manière spontanée, gardez à l’esprit que votre destinataire n’attend pas votre mail. Si l’objet n’est pas spécifié ou s’il est trop vague, celui-ci risque de passer à la trappe !

Bref, comme en français, n’oubliez pas de spécifier l’objet de votre mail : soyez précis et concis. Il peut s’agir d’une demande d’information :

• Need more information about (…) = Besoin d’informations au sujet de (…)
• Ou, plus directe : Need info about (…) = Besoin d’info à propose de (…)

Si vous répondez à une annonce, alors vous pouvez directement reprendre son intitulé, voire sa référence. Parfois, l’objet sera même directement spécifié dans l’annonce. Sinon, vous pouvez écrire :

• Job application : (…)
• Si quelqu’un vous recommande, alors vous pouvez le préciser en écrivant : « Referred by »

Fermons la parenthèse de l’objet du mail, et revenons-en à notre sujet ! Si vous écrivez à quelqu’un pour la première fois, l’usage est de se présenter. Mais avant de penser à rédiger de longs paragraphes au sujet de votre parcours professionnel, gardez à l’esprit que les mails ont pour vocation de rendre les échanges plus dynamiques.

Si vous postulez à une annonce, vous enverrez sans doute votre CV ainsi qu’une lettre de motivation en pièce jointe : « Please, find attached my (…) »

Nul besoin donc de rentrer dans les détails. Contentez-vous de préciser votre nom, prénom, éventuellement votre poste et le nom de votre entreprise.

• I’m (name + surname), from (company name)
• I’m (name + surname), the (position) from (company name)

Même si votre destinataire connait l’objectif de votre mail (car vous aurez suivi nos conseils et rempli soigneusement le champ « objet »), il est important de reformuler la raison qui vous pousse à prendre contact avec cette personne.

D’autre part, si on considère que l’objet d’un mail ne devrait jamais faire plus de 45/50 caractères, vous aurez sans doute besoin d’apporter quelques précisions.

• I’m writing in connection with (…) = Je vous écris au sujet de (…)
• I’m writing with regard to (…) = Je vous écris par rapport à (…)
• I’m writing to you on behalf of (…) = Je vous contact de la part de (…)

Il se peut également que vous répondiez à un premier mail, dans ce cas on pourra dire : « Thank you for your consideration regarding (…) ».

Et s’il s’agit d’un message dont la vocation est purement informative, alors on pourra écrire :

• I’m writing to let you know that (…) = Je vous écris pour vous informer de (…)
• I’m delighted to tell you that (…) = Je suis ravie de vous faire savoir que (…).
• I regret to inform you that (…) = J’ai le regret de vous annoncer que (…)

Remarque : si vous le souhaitez, vous pouvez également utiliser la première personne du pluriel « we ».

Les mails sont sans doute l’un des moyens de communication privilégiés des professionnels. Néanmoins, ils ne remplaceront jamais un véritable rendez-vous, qu’il s’agisse d’un entretien téléphonique en anglais ou d’une rencontre « face to face ».

Et ceci est valable pour n’importe quelle situation, qu’il s’agisse d’une demande d’entretien d’embauche, ou d’une demande de rendez-vous avec un prospect, un client, un fournisseur, un collègue ou un supérieur hiérarchique.

Il peut donc être utile de savoir comment demander un rendez-vous par mail en respectant l’usage et les formules de politesse en anglais.

• I would be grateful to have 20-30 minutes to talk about (…) and learn more about(…). I can be available to meet you wherever is convenient for you. = Je serais très connaissant que vous puissiez m’accorder 20-30 minutes pour parler de (…) et pour en savoir davantage au sujet de (…). Je peux m’adapter à vos disponibilités.
• If you have some time to spare in the next three weeks, it would be great to get together for a cup of coffee. = Si vous disposez d’un peu de temps pendant les trois prochaines semaines, je serais ravi que l’on se retrouve autour d’une tasse de café.
• It would be great if we could find a time to connect, even for a short phone call. = J’apprécierais vraiment que l’on puisse faire correspondre nos emplois du temps pour discuter, même pour un rapide appel téléphonique.
• I am reaching out to you to request a very small bit of your time/an international interview/a meeting about (…) = Je m’adresse à vous dans le but de vous demander un peu de votre temps/un entretien téléphonique/une réunion au sujet de (…)

Voici à présent quelques exemples concrets pour vous aider à formuler tout type de requête par mail avec les formules de politesse en anglais.

Si vous souhaitez remercier quelqu’un, alors vous pouvez écrire :

• I would like to express my gratitude for (…) = J’aimerai vous exprimer ma reconnaissance pour (…)
• I appreciate your consideration/help/advise = J’apprécie votre considération/aide/conseils.
• Please, accept my deepest thanks = S’il vous plait, veuillez accepter mes profonds remerciements.
• Many thanks for (…) /Thank you very much for (…) = Merci beaucoup pour (…)
• I value the (…) you provide = Je valorise le (…) que vous m’avez apporté/fournit.
• I appreciate having the opportunity to (…) = J’apprécie l’opportunité que vous me donnez.
• I sincerely enjoyed meeting with you to discuss about (…) = J’ai sincèrement apprécié notre rencontre et notre discussion au sujet de (…).
• Thank you for speaking with me about (…) = Merci de m’avoir parlé de (…).

Dans la vie personnelle comme dans le milieu professionnel, savoir demander pardon est garant d’une relation saine. Il est important de savoir réagir face au mécontentement de vos clients, fournisseurs ou collaborateurs.

• I’m sorry to hear that (…) = Je suis navré(e) d’entendre que (…)
• Please accept my apologies on behalf of the company = Veuillez s’il vous plait accepter mes excuses au nom de la compagnie.
• I’m very sorry that (…) didn’t turn as expected, I’ll take full responsibility for the inconvenience it may have caused you = Je suis vraiment désolé(e) que cela ne se soit pas déroulé comme espéré et j’assume l’entière responsabilité des inconvénients que cela peut vous avoir causé.
• It has come to my attention that you weren’t fully satisfied with (…) and I’m sorry that (…) didn’t meet your expectations = J’ai su que vous n’avez pas été pleinement satisfait de (…) et je suis désolé(e) que (…) n’ait pas été à la hauteur de vos attentes.

Ce n’est pas toujours facile de formuler une requête tout en restant cordial, sans que cela ne s’apparente à un ordre. Pour autant, vous serez sans doute confronté à cette situation. Voici quelques exemples :

• Please could you send me (…) = Pourriez-vous s’il vous plait m’envoyer (…)
• I would appreciate/be grateful if you could (…) = J’apprécierais/Je serais reconnaissant si vous pouviez (…)
• I was wondering if you could (…) = Je me demandais si vous pourriez (…)
• I would like to know (…) / Could you tell me (…) / Would you mind telling me = J’aimerai savoir si (…) / Pourriez-vous me dire (…)

Nous avons vu comment demander un rendez-vous en anglais, voici à présent comment le confirmer.

• I would like to confirm our appointment on (…) at (…) = J’aimerai confirmer notre rendez-vous de (…).
• This is a special reminder to confirm our meeting on (…) at (…) = Ceci est un rappel pour confirmer notre réunion de (…).
• I’m glad you’ll be available to meet me on (…). You can contact me on this cell phone if you have any change of plan = Je suis heureux(se) de savoir que vous êtes disponible le (…) pour me rencontrer. Vous pouvez me contacter à ce numéro de téléphone en cas de changement de plan.

• To this day, I haven’t received any answer from you regarding (…) I would like to kindly remind you that (…) = À ce jour, je n’ai pas encore reçu de réponse de votre part au sujet de (…).
• I may have missed your email, so I wanted to check in = J’ai peut-être loupé votre email, c’est pour cela que j’aimerai vérifier si (…)
• I am just following up if you got some time to have a look at my previous email = Je reviens vers vous simplement pour savoir si vous avez eu le temps de jeter un œil à mon précédent mail.
• I hope everything is going well on your side. I believe you must be super busy, yet I am just wondering if you had a chance to look at (…) = J’espère que tout va bien de votre côté. J’imagine que vous êtes très occupé, mais je voulais tout de même savoir si vous avez pu (…)

Comme en français, il existe différents degrés de politesse au moment de conclure un mail. Quoi qu’il en soit, il faudra toujours faire comprendre à votre destinataire que vous restez à sa disposition : « If you need any further information, feel free to contact me. » Ou bien : « I look forward to hearing from you soon. »

Enfin, les formules de politesse pour un mail en anglais les plus couramment utilisées sont :

• Kind regards
• Best regards
• Ou tout simplement : « Regards » lorsqu’il s’agit d’un collègue ou d’une relation de longue date.

En tout cas, quand on compare ses formules de politesse avec notre « Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos sentiments distingués » on comprend vite pourquoi certains sont déconcertés face à la langue de Molière !