Comment survivre à un entretien téléphonique en anglais ?

L’entretien téléphonique en anglais fait partie des situations auxquelles vous devez vous préparer si vous comptez orienter votre carrière vers l’international.

Il se peut en effet que l’on vous propose de passer un entretien d’embauche en anglais par visioconférence. Dans ce cas, n’hésitez pas à compléter votre lecture avec cet article : Comment se présenter en anglais lors d’un entretien d’embauche.

Du reste, il est aussi possible que vous ayez à appeler un client ou un fournisseur et que vous deviez vous exprimer en anglais. Et puis, certains d’entre vous seront peut-être amené à répondre au téléphone en anglais.

Quelle que soit votre situation, voici quelques exemples et phrases types pour que votre entretien téléphonique en anglais se passe dans les meilleures conditions.

1. Faîtes quelques exercices d’élocution : la prononciation est cruciale, encore plus au téléphone ! Quelques tongue twisters empruntés aux techniques de préparation théâtrale peuvent vous aider à délier la langue avant votre appel en anglais.
2. Privilégiez un vocabulaire simple et précis : qu’il s’agisse d’un entretien d’embauche ou d’un appel formel, votre objectif est le même : comprendre et vous faire comprendre. Évitez les phrases trop longues et concentrez-vous sur une seule information à la fois.
3. Prenez des notes : pendant l’appel, malgré une concentration maximale, il se peut que votre mémoire vous fasse défaut. Ayez toujours un stylo sous la main pour noter un nom, un numéro de téléphone, un rendez-vous, un mail ou même l’objet de l’appel.
4. Résumez ce qui a été dit : avant de raccrocher, reformulez toujours ce qui a été dit pendant l’entretien. Assurez-vous d’avoir correctement compris le besoin de votre interlocuteur ainsi que les informations collectées.
5. Souriez, vous êtes au téléphone ! Voici un conseil qui s’applique à toutes les situations, au-delà de langue parlée et du contexte. Une personne qui sourit à l’autre bout du fil, cela se sent ! Essayez de transmettre de la bonne humeur, même si vous êtes stressé(e) voir agacé(e) de ne pas tout comprendre, vous verrez que l’entretien téléphonique en anglais se déroulera dans une atmosphère bien plus agréable.

• Hello, this is (…) from (company name) I am calling because/in regard to … = Bonjour, je suis (…) de (nom de l’entreprise) j’appelle parce que/au sujet de …

Vous pourriez ne pas tomber directement sur la personne avec qui vous souhaitez parler. Voici quelques exemples de phrases types pour demander à parler à quelqu’un :

• May/Could I speak to (…) please? = Puis-je parler avec (…) s’il vous plait ?
• I would like to speak to (…) please. Is he/she available? = Je souhaiterais parler avec (…) s’il vous plait. Est il/elle disponible ?

Il se peut que votre interlocuteur ne soit pas disponible. Dans ce cas, vous pouvez lui laisser un message ou votre numéro de téléphone pour qu’il puisse vous rappeler :

• Could you please tell him/her I called? = Pourriez-vous lui dire que j’ai appelé s’il vous plait ?
• Could you please let him/her know I called? = Pourriez-vous lui faire savoir que j’ai appelé s’il vous plait ?
• Could I leave him/her a message please? = Puis-je lui laisser un message s’il vous plait ?
• My phone number is (…) in case he/she wants to call me back. = Mon numéro de téléphone est le (…) au cas où il/elle souhaite me rappeler.
• I’ll call back later, when is he/she available? = Je rappellerai plus tard, quand est il/elle disponible ?
• When is a good time to call him/her? = Quel est le meilleur moment pour le joindre ?

À l’inverse, peut-être que vous serez amené à répondre au téléphone en anglais. Dans ce cas, voici comment vous présenter :

• Good morning/afternoon (your name) speaking. How may I help you? = Bonjour, je suis (votre nom). Comment puis-je vous aider ?
• Good morning/afternoon (company name), how may I help you? = (nom de l’entreprise), bonjour, comment puis-je vous aider ?

Si votre interlocuteur ne se présente pas, n’oubliez pas de lui demander son nom : May I ask who is calling please?

Voici quelques exemples pour faire patienter votre interlocuteur, pour transférer son appel ou prendre un message :

• One moment please. = Un instant s’il vous plait.
• Could you hold the line/a moment please? = Pouvez-vous patienter un instant s’il vous plait ?
• Do you mind waiting a few minutes? = Pouvez-vous patienter quelques minutes ?
• I’ll put you though (…) = Je transfère votre appel vers …
• I’m sorry he/she isn’t available at this moment; would you like to leave a message? = Je suis désolé(e), il/elle n’est pas disponible, souhaitez-vous lui laisser un message ?
• Should I tell him/her you called? = Dois-je lui faire savoir que vous l’avez appelé ?
• You can call back in (…) minutes/hours if it suits you. = Vous pouvez rappeler dans (…) minutes/heures si cela vous convient.
• Would you like to leave a message? = Souhaitez-vous lui laisser un message ?

Au cours de votre conversation, il se peut que vous ayez besoin de demander à votre interlocuteur de répéter ou de ralentir un peu son rythme.

• I’m sorry, I’m having a little trouble hearing you well. = je suis désolé(e), j’ai quelques problèmes, je ne vous entends pas correctement.
• I’m sorry, would you mind speaking up a bit? = Je suis désolé(e), pourriez-vous parler un peu plus fort s’il vous plait ?
• Sorry, I didn’t catch that, could you repeat please? = Désolé(e), je n’ai pas compris, pourriez-vous répéter s’il vous plait ?
• Could you slow down a bit please? I’m not sure I understood well.
• Could you spell it for me please? = Pourriez-vous épeler cela s’il vous plait ?

Si vous avez le moindre doute, reformulez. C’est aussi une manière de montrer à votre interlocuteur vous que l’écoutez avec attention.

• Let me see if I got that right … = Voyons si j’ai bien compris …
• If I understood well, you need … = Si j’ai bien compris, vous avez besoin de …
• What you are saying is (…), am I right? = Vous dites que (… ), c’est bien cela ?
• Just to clarify, you said … = Juste pour clarifier les choses, vous dites que …

Avant de raccrocher, n’oubliez pas ces quelques formules de politesse :

• Thank you for your time, have a great day. = Merci pour le temps consacré, je vous souhaite une bonne journée.
• Thank you for calling, have a great day. = Merci pour votre appel, passez une bonne journée.