Ce qu’il faut savoir avant de rédiger un mail professionnel en anglais

Tous les professionnels sont amenés à rédiger un mail en Anglais. Que ce soit dans le cadre d’une relation client, pour consolider un partenariat ou tout simplement pour postuler à un poste à l’international. Et comme en Français, le mail professionnel en Anglais est soumis à quelques codes et règles de bon usage.

La correspondance professionnelle en anglais est un peu spéciale. Si les quiproquos s’invitent sans peine dans n’importe quelle communication, entre les pros qui ne partagent pas la même langue, autant dire que le terrain est plus que propice aux malentendus.

Il faut se mettre un peu dans la peau du professionnel : il est parfois stressé, sous pression et doit souvent gérer des milliards de choses à la fois. Forcément, dans cet état esprit, il aura tendance à lire ses mails en diagonale.

De ce fait, un mail professionnel se doit d’être :

• Clair : avec des phrases courtes et un vocabulaire précis. Rédigez de façon à ce que votre interlocuteur comprenne facilement l’objet de votre demande ou votre réponse.
• Concis: allez à l’essentiel, sans information superflue. D’un point de vue architecture, veillez à sauter des lignes, et organisez le mail selon des paragraphes courts.
• Poli: comme pour n’importe quelle relation, politesse est de mise ! Cela passe par des salutations formelles, mais aussi tout au long du mail, en utilisant des tournures de phrase adaptées.
• Enfin, le mail professionnel doit bien entendu donner bonne impression, à plus forte raison si vos échanges sont purement « e-épistolaires » !

Normalement, tout cela vous le savez déjà. Voyons à présent comment passer toutes ces bonnes pratiques à l’Anglais.

Surtout, surtout, n’oubliez pas de remplir l’objet du mail ! Ayez toujours en tête l’état d’esprit dans lequel se trouve vraisemblablement votre interlocuteur : pressé et submergé de mails. Il survole sa boite de réception et sépare d’un coup d’œil les mails importants des autres.

S’il s’agit d’une prise de contact, soyez particulièrement attentif sur ce point, car votre destinataire ne vous connaît pas et rangera, à plus forte raison, votre mail parmi les urgences secondaires.

Quelques exemples :

• Request for information on … = demande d’informations
• Meeting request/follow up = demande/suivi de rendez-vous
• Name + job offer = nom + intitulé de l’offre de travail, si vous répondez à une annonce
• Referred by … = recommandé par …

L’objet d’un mail se veut court, précis et de ce fait, vous pouvez vous permettre une formulation directe et utiliser des abréviations anglaises. Par exemple :

• Si vous êtes amené à faire suivre ou envoyer une information, vous pouvez très bien en objet « FYI » qui signifie « for your information ».
• Vous pouvez aussi exprimer l’urgence d’un message, grâce à l’abréviation « ASAP » qui signifie « as soon as possible ».

Vient ensuite la manière de dire « bonjour ». Ici, comme en Français, tout dépend de votre degré d’intimité. Encore une fois, s’il s’agit d’une prise de contact, prudence est de mise, mieux vaut opter pour une salutation passe-partout comme : « good morning/good afternoon » suivit du nom du destinataire.

Petite parenthèse : en anglais, on écrira Mr/Mrs et Ms respectivement pour abréger Monsieur, Madame et Mademoiselle.

Bien sûr, si vous votre mail professionnel en anglais est destiné à quelqu’un que vous connaissez, alors vous pouvez parfaitement utiliser une expression moins formelle avec « hello » ou « hi ».

La première phrase de votre mail donne le ton à votre correspondance. Elle doit donc être soignée et planter le décor de manière claire et concise.

• Par exemple, si vous écrivez au nom de votre société ou d’un groupe de personne, c’est le bon moment de le préciser : I am writing on behalf of … = je vous écris de la part de …
• De même, si vous répondez à un mail, remerciez d’abord votre interlocuteur de vous avoir répondu ou d’avoir pris contact avec vous : thank you for your quick answer/for your email = merci pour votre réponse rapide/pour votre mail.
• S’il s’agit de présenter un nouveau produit, vous pouvez commencer votre mail professionnel en anglais par : I am pleased to share with you the launching of our new … = je suis ravi de partager avec vous le lancement de notre nouveau …
• Enfin, s’il s’agit d’un mail de relance : Last week, I sent you an email about … I was wondering if you have had a chance to look at this yet? = La semaine dernière, je vous ai envoyé un email au sujet de … Je me demandais si vous avez eu le temps d’y jeter un œil ?
• Enfin, d’une manière générale et pour une première prise de contact, vous pouvez écrire : I am Name + Position, from Company and I am writing because … = Je suis Nom + Poste chez Entreprise et je vous écris, car …

Pour ce qui est du mail en lui-même, comme nous le disions un peu plus tôt, veillez toujours à faire des phrases courtes, que vous organiserez de manière logique en utilisant des mots de liaison en anglais adaptés :

• Pour introduire le sujet : firstly, to begin ou encore first of all
• Ensuite si vous souhaitez enchaîner vos idées, ou avancer plusieurs arguments : Then, another point is, furthermore ou encore in addition to
• Vous pouvez aussi reformuler une idée, dans un souci de clarté : In other words, that is to say ou encore in fact.

Pour nuancer vos propos, et ne pas être trop franche ou directe, n’hésitez pas à avoir recours aux célèbres modaux anglais ! Par exemple :

• Au lieu de dire « could you answer my email please» vous pouvez écrire « may you answer my email please »
• De la même façon, plutôt que d’écrire « could you send me some information extra please » écrivez plutôt « would you send me some information extra please».

Comme pour l’ouverture du mail professionnel en anglais, la conclusion dépend de votre degré d’intimité. Pour conclure de manière neutre et plutôt formelle, l’usage est de terminer par : best regards ou bien par kind regards.

Entre collègues, ou dans le cadre d’une relation moins formelle, vous pouvez tout simplement conclure par : regards. Si vous souhaitez davantage d’expressions, n’hésitez pas à consulter notre article dédié à ce sujet : les formules de politesse à utiliser dans un mail professionnel.

Pratiquement tous les mails professionnels en contiennent, ce sont les fameuses pièces jointes. Il est toujours bon de préciser dans le corps du texte que vous joignez un fichier, car dans le cas contraire votre interlocuteur risque de passer à côté.

Pour cela, dites simplement : please find attached ou encore please find enclosed ou même please find below.